Virksomheders ansvarsfølelse glipper ved outsourcing af lønfunktionen

af Henrik Kjærgaard Jørgensen

”Vi har outsourcet lønfunktionen – så nu har vi heldigvis ikke længere ansvaret for lønnen”. En formulering, som jeg desværre hører alt for ofte, men, som jeg på mange områder mener, er helt forkert. Jeg er enig i, at ansvaret delvist er udliciteret til en eller flere leverandører. Men det ændrer ikke på, hvem der i sidste ende har ansvaret over for medarbejdere og offentlige instanser som SKAT og pensionsselskaber – både i forhold til kvalitet og overholdelse af tidsfrister.

Der skal naturligvis sondres mellem hel eller delvis outsourcing af lønfunktionen. Delvis outsourcing kan f.eks. være outsourcing af systemsiden. Her er der næppe tvivl om, at virksomheden fortsat har hovedansvaret for selve lønbehandlingen. Problemstillingen, som jeg vil dedikere denne blog til, opstår typisk i forbindelse med udlicitering af den samlede lønproces. Her mener jeg, at virksomheder selv kan være med til at forbedre oplevelsen ved outsourcing ved at tage et større ansvar i forbindelse med implementering, løbende drift og udvikling af samarbejdet.

Implementering
Det er oftest i forbindelse med implementering og definition af opsætning og systemintegration (eller interface), jeg oplever, at virksomheder ikke tager et tilstrækkeligt ansvar. Jeg kan næsten med sikkerhed forudsige, at når en virksomhed eller dennes medarbejdere giver udtryk for, at de ikke er anderledes end andre virksomheder, og at den generelle lønadministration er standard i forhold til forretningsgange og systemer – ja, så er det præcis der, kimen til en dårlig oplevelse af outsourcingsamarbejdet bliver lagt.

Jeg har endnu i min lange karriere (om end der kun er tale om 10-12 år) aldrig arbejdet med en virksomhed, der ”bare lige” kunne proppes ned i en standardopsætning og gå i drift uden de store vanskeligheder. Og det passer så alligevel ikke helt – jeg har et par gange været involveret i outsourcing for virksomheder med én eller to ansatte, hvor det forløb rimelig smertefrit. Sidder du i en virksomhed på +50 medarbejdere, er du med sikkerhed blandt målgruppen for mit budskab.

Udvikling af samarbejdet
Et andet sted, hvor virksomheder, der har outsourcet, med stor (økonomisk) fordel kan tage et større ansvar, er i forhold til den løbende udvikling af samarbejdet. Det er velkendt, at pris og kvalitet hænger sammen. Men det forhindrer sjældent virksomheder i at forvente, at de over tid kan få mere service til en faldende pris. At de kan få kvalitetsforbedringer uden, at det koster mere. Og at de kan optimere på deres side uden at skabe motivation for, at den pågældende outsourcingleverandør kan optimere på sin side. Det ansvar, jeg efterlyser i denne sammenhæng, handler om, at man som køber også har et ansvar for at skabe motivation for udvikling og forbedring på leverandørsiden.

Udover opfordringen om at tage ansvar i forhold til implementering og udvikling af et eksisterende outsourcingsamarbejde er mit budskab af mere generel karakter. Outsourcing fritager ikke virksomheden for ansvar – tværtimod. Jo mere, der outsources, jo mere kræver det ansvarlighed og involvering.

Har du erfaringer eller kommentarer til indholdet af denne blog, er du velkommen til at skrive en kommentar.